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생산적이고 효과적인 회의를 진행하기 위하여 사전에 준비해야 할 사항들과 유의 사항들을 퍼왔습니다.

 

 

▶ 회의 시작 전 준비사항

 

- 회의명과 목적
회의주제 및 토의 항목, 회의의 종류
개최일시, 시작 시간과 종료 시간
개최장소 (주소, 전화번호, 약도)
진행자 이름
참석자 명단
회의 자료 첨부
기타 (참석자가 사전에 준비해야할 자료)

 

 

 

▶ 회의록

 

날짜, 시간, 장소
참가자 명단
회의 진행자
안건, 각 안건별(논의 된 결과, 앞으로 해야할 일)

 

 

 

 

▶ 회의 진행 프로세스

 

▷ 도입
 - 정시에 회의 시작
  (자 이제 회의를 시작하도록 하겠습니다. 참가에 대한 감사멘트, 참석자간 모를 경우 소개)
 - 회의 목적과 목표를 재확인
  (우리는 오늘 여기에 모인 이유는...)
 - 회의 주제를 간략히 설명
  (주제나 현재까지의 진척상황 요약 발표, 오늘 논의할 안건은 3가지로...)
 - 시간운영계획을 설명
  (시간 운영 계획 공지)
 - 참석자의 역할을 확인
  (회의록 작성은 누가 맡아주시고, 우선 XX씨가 O건에 대한 간단한 설명을 시작하겠습니다.)
 - 회의 규칙
  (첫번째로 XX에 대해 논의하도록 하겠습니다.)

 

▷ 본론
 - 참석자간의 갈등을 생산적인 방향으로 유도한다.
 - 논점을 유지한다.
 - 회의 안건별 시간을 관리한다.
 - 안건별 토의 결과를 정리한다.
 - 참석자들의 반응과 감정변화를 포착하여 적절히 대응한다.

 

▷ 결론
 - 전체 토의 결과를 종합한다.
 - 목표대비 성과를 확인한다.
 - 합의된 과제 실행에 대한 역활과 책임을 부여한다.
 - 회의를 통해서 새롭게 제기된 사항을 확인한다.

 

▷ 사후점검
 - 회의록을 작성하고 배포한다.
 - 합의된 과제 수행을 모니터하고 독려한다.

 

 

 

 

 

 

 

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회의 진행시 체크 리스트


1. 회의 시작전
 - 회의 진행 시나리오는 준비되어 있는가?
 - 회의 종료 시각은 설정하였는가?
 - 참석 인원은 확인하였는가?

2. 회의를 시작하면서
 - 회의의 목적과 주요내용을 제시하였는가?
 - 회의 진행절처와 시간계획은 합의하였는가?
 
3. 회의 진행중
 - 참석자에게 균등한 발언기회를 주고 있는가?
 - 참석자 전원이 자유롭게 발언할 수 있도록 분위기를 조성해 가고 있는가?
 - 동등한 입장에서 상호 커뮤니케이션이 원활이 이루어지도록 하고 있는가?
 - 일부 참석자들의 장시간 발언이나 논쟁, 불필요한 발언에 대해 적절한 조치를 취하고 있는가?
 - 토의 순서 및 안건별 시간관리는 적절히 하고 있는가?

 

4. 회의 마무리
 - 결론은 전원합의를 거쳐 도출하였는가?
 - 회의 결과를 요약하여 설명하였는가?
 - 회의에서 결정된 사항에 대하여 역활분담을 명확히 하였는가?
 - 마무리 시 회의 진행결과에 대해 참석자들을 통해 평가하였는가?

 

5. 회의종료 후
 - 결정된 사항의 실행력 제고를 위해 지속적으로 Follow-up하고 있는가?

 - 분담된 결정 사항과 역할에 대해서는 적극적으로 실행하고 있는가?

 

 

 

출처 : http://brainwave.tistory.com/88

 

 

 

 

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